Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie Notariusz dokonuje czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialnych).
Notariusz w zakresie swoich uprawnień działa jako osoba zaufania publicznego, a czynności notarialne dokonane przez niego mają charakter dokumentu urzędowego.
Czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim, a na żądanie strony Notariusz może dokonać dodatkowo tej czynności w języku obcym, korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego.
Notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem.
Rodzaje czynności notarialnych
Notariusz dokonuje następujących czynności:
– sporządza akty notarialne;
– sporządza akty poświadczenia dziedziczenia
– podejmuje czynności dotyczące europejskiego poświadczenia spadkowego;
– podejmuje czynności związane z zarządem sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i z tymczasowym przedstawicielem w zakresie udziału małżonka przedsiębiorcy w przedsiębiorstwie, na zasadach określonych w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. z 2021 r. poz. 170);
– sporządza poświadczenia
– spisuje protokoły;
– sporządza protesty weksli i czeków;
– przyjmuje na przechowanie pieniądze, papiery wartościowe, dokumenty, dane na informatycznym nośniku danych, o którym mowa w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
– prowadzi rejestry akcjonariuszy prostych spółek akcyjnych oraz podejmuje związane z tym czynności;
– sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów;
– sporządza, na żądanie stron, projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów;
– składa wnioski o wpis w księdze wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu w księdze wieczystej;
– sporządza inne czynności wynikające z odrębnych przepisów.
Czynności notarialne powinny być sporządzone w sposób zrozumiały i przejrzysty, a Notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów wszystkich stron umowy oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne.
Tajemnica czynności notarialnych
W świetle ustawy Prawo o notariacie, Notariusz jest obowiązany zachować w tajemnicy okoliczności, o których powziął informację ze względu na wykonywane czynności notarialne. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa także po odwołaniu Notariusza.
Wyłączenie obowiązku zachowania tajemnicy ustaje jedynie w sytuacji, gdy notariusz składa zeznania jako świadek przed sądem. Jednakże również w takim przypadku, może się uchylić od ujawnienia informacji stanowiących tajemnice notarialną, w sytuacji gdyby ich ujawnienie zagrażałoby dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu. W tych wypadkach od obowiązku zachowania tajemnicy Notariusza może zwolnić Minister Sprawiedliwości.
Spod obowiązku zachowania w tajemnicy przez Notariusza wyłączone są informacje, które ma obowiązek przekazać, na podstawie przepisów ustawy z 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
Tajemnicą notarialną objęte są również informacje pisemne i inne dokumenty. Co za tym idzie – wydawane są one jedynie osobom, na których żądanie zostały dokonane czynności notarialne oraz, o ile wynika to z treści stosunku prawnego, stronie której czynność notarialna dotyczy.
Notariusz w przypadkach prawem przewidzianych przesyła sądom i innym organom państwowym (np. Spółdzielniom, Starostwu Powiatowemu, Urzędowi Skarbowemu itp.) informacje pisemne o sporządzonych dokumentach i wypisy tych dokumentów.
Informacji ustnych o dokonanych czynnościach notariusz może jedynie udzielić instytucjom i osobom, które mają prawo otrzymać wypisy dokumentów stwierdzających te czynności.